FAQ - RELUCI

  • Novos Documentos que compõem a Prestação de Contas Anual – PCA

    A IN TCEES nº 68, de 08.12.2020, a qual “Estabelece critérios para a composição, organização e apresentação da prestação de contas anual (...)” dos Gestores, trouxe 03 (três) novos documentos que compõe a PCA, sendo eles: CRIA, CRONOS e JUSTCRO.

    Basicamente, temos que:

    - o CRIA é um “Demonstrativo especificando a lei de criação da entidade e suas alterações, evidenciando seus objetivos e atribuições”;

    - o CRONOS são os “ato(s) normativo(s) da autoridade competente regulamentando a ordem cronológica dos pagamentos, nos termos do art. 5º da Lei Federal nº 8666/93”;

    - o JUSTCRO são as “justificativas da autoridade competente evidenciando as relevantes razões de interesse público para todos os pagamentos que inobservaram a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, para cada fonte diferenciada de recursos, acompanhadas de suas respectivas publicações no exercício".

    Considerando que a função da UECI é elaborar, somente, o RELUCI, o qual é um dos documentos que compõe a PCA, a Unidade de Controle, no decorrer da confecção do Relatório, deverá analisar, dentre outros, o Ponto de Controle nº 2.2.28 “Pagamento de passivos – ordem cronológica das exigibilidades, e avaliar se os passivos estão sendo pagos em ordem cronológica de suas exigibilidades.”

    Então, ao analisar o relatório UECI 02, havendo registro de pagamento fora da ordem cronológica, a UECI deverá verificar se existe justificativa nos autos, conforme descrito no Manual RELUCI. (Ex. de justificativa: A empresa não entregou as certidões necessárias, logo o pagamento ficou sobrestado até a apresentação da documentação necessária).

    Assim, finalizando a análise do Ponto de Controle em questão, deverá ser aplicado uma das conclusões sugeridas no manual, ou seja: ATENDE ou NÃO ATENDE.

    Quanto à elaboração do JUSTCRO, conforme descrito na IN supramencionada, é, por natureza, obrigação do gestor (autoridade competente). Sendo assim, as justificativas pelo não cumprimento da referida ordem cronológica cabem ao gestor.

    Outrossim, mesmo que a tarefa de redigir tal justificativa (o JUSTCRO) tenha sido delegada a outro servidor, cabe à autoridade competente assiná-la para que, enfim, se responsabilize pelas informações ali prestadas.

    Nesta oportunidade, lembramos que a Portaria SEFAZ nº 34-R, de 18.06.2020, alterou o prazo para a execução das programações de desembolso para 10 (dez) dias. Posto isso, a UECI, ao invés de considerar 08 (oito) dias (conforme Manual RELUCI) deverá considerar 11 (onze) dias como prazo para o Ponto de Controle nº 2.2.28.

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    Publicado em 10.02.2021, às 17:45, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 1.2.2.1 e 1.2.2.2

    A IN TCEES nº 68/2020, trouxe, no Anexo III, item 2.3, a nova relação de documentos que devem compor a PCA; nela o relatório DEMCPA foi suprimido.

    Assim, o fato de não haver necessidade de enviar o demonstrativo para o TCES, a UECI fica isenta de executar a análise dos Pontos de Controle 1.2.2.1 e 1.2.2.2?

    Resposta: A UECI deve continuar executando a analise dos PC 1.2.2.1 e 1.2.2.2.

    Isso posto, a Secont recomenda que o GFS continue emitindo o DEMCPA, pois, mesmo que não seja solicitado na PCA ( tendo em vista que o CidadES efetuará o cruzamento dos dados referentes ao DEMCPA ), a conciliação das contas, via GFS, é de suma importância para que o Órgão tenha entendimento da plena conciliação dos dados correlatos ao pagamento das obrigações previdenciárias (RPPS e RGPS).

    OBS.: Em caso de negativa, do GFS, para a confecção do DEMCPA, a Unidade de Controle deverá solicitar uma declaração, do próprio GFS, garantindo o pleno cumprimento das obrigações relacionadas no Ponto de Controle 1.2.2.1 e 1.2.2.2.

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    Publicado em 26.02.2021, às 16:14, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Pontos de controle 1.2.4.1 e 1.2.4.2

    Situação encontrada

    No relatório FOLRGPS e FOLRPPS os valores ficaram bem diferentes quando comparados ao DEMCSE, pois no mês de maio/2020 houve alteração na contabilização da previdência dos militares, gerando uma pequena confusão contábil registrada no relatório.

    Dessa forma ficou inviável analisar os pontos de controle 1.2.4.1 e 1.2.4.2, já que, se for seguir o rito normal de análise, não temos nota explicativa que justifique a diferença considerável na folha de pagamento.

    O que fazer?

    É responsabilidade GFS ou equivalente, analisar, compor e apresentar em notas explicativas, as divergências apresentadas no confronto do DEMCSE com o sistema contábil (SIGEFES) ou com os relatórios do SIARHES (FOLRGPS e FOLRPPS).

    Caso o responsável pela contabilidade não registre em notas explicativas os motivos que deram causa às divergências, notifique-o sobre a irregularidade e recomende o imediato atendimento.

    Persistindo a inconformidade sem as devidas explicações, registre o motivo de não ter analisado o ponto de controle e envie alerta ao responsável pela contabilidade sobre a possibilidade de notificação, pelo TCE-ES, sobre as diferenças apontadas em relatório.

    OBSERVAÇÃO

    O DEMCSE que é retirado do SIGEFES entre os meses de janeiro a novembro não servem para o fechamento do relatório. Elas existem para que a UECI faça um acompanhamento mensal da unidade gestora.

    Para análise final dos pontos de controle 1.2.4.1 e 1.2.4.2, é necessário fazer a análise pelo DEMCSE de dezembro, elaborada pelo responsável pela contabilidade, que também não deve utilizar o DEMCSE retirado do SIGEFES nos meses de janeiro a novembro.

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    Publicado em 16.03.2021, às 14:58, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 1.2.5

    Quando o relatório de situação fiscal, via e-CAC (ou a consulta na WEB dos parcelamentos concedidos no âmbito da RFB), não apresenta valor registrado e, no BALVER, não encontramos as contas descritas no item "c" do PC 1.2.5, o que fazer?

    Tendo as contas descritas no item “c”, do PC 1.2.5, não sido encontradas no BALVER, e não encontrando parcelamento nas concultas via WEB, pode-se concluir que não existe parcelamento de débitos previdenciários.

    Assim, considerar-se-á a classificação, para o Ponto de Controle 1.2.5, como “ATENDE”, conforme item “e” do PC em tela: “Inexistindo movimentação nas contas listadas acima, e confirmado a inexistência de parcelamento no e-CAC, os itens (“a”, “c”, “d” e “e”) serão atendidos”.

    Obs.: Destaca-se que para o Ponto de Controle 1.2.5 – EXCLUSIVO DO RPPS, embora tenha redação similar, a classificação está delineada no item *“f”.

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    Publicado em 11.02.2021, às 19:31, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Pontos de Controle 1.3.1.1, 1.3.1.2 e 1.3.1.3

    A – Nos pontos de controle 1.3.1.1 e 1.3.1.3 existe orientação para avaliação mensal e outra para avaliação anual. A avaliação anual dispensa a mensal, vice-versa?

    A Avaliação mensal foi criada para que as Unidades Gestoras possam acompanhar, de forma concomitante, a gestão patrimonial. Ou seja, se os controles físicos e contábeis dos bens, durante o exercício, estão sendo conciliados pelos setores competentes (administrativo e contábil).

    Há de se registrar que a forma mensal descrita no manual pode ser lida como periódica, pois se a UG tem esses controles muito bem conciliados, dispensa a obrigatoriedade de se fazer a análise mensal. Podendo ser bimestral, trimestral, quadrimestral ou semestral, dependendo da avaliação de risco por parte da UECI, quando do planejamento anual no início do exercício.

    A avaliação anual, traz como referência o mês de dezembro com os respectivos documentos que irão compor a Prestação de Contas Anual (PCA) do Ordenador de Despesas. Por isso, para as Unidades Gestoras que avaliaram mensalmente ou periodicamente (de janeiro a novembro), restará somente o mês de dezembro para a análise, que corresponde à análise anual. Consequentemente, é de se concluir que não estarão dispensadas da análise anual, mas, evidentemente, eventuais divergências durante o exercício tiveram tempo suficiente para a regularização, diminuindo o risco de irregularidades na PCA.

    Aqueles que optaram somente pela avaliação anual, em detrimento do acompanhamento concomitante (mensal ou periódico), estão dispensados da avaliação mensal. No entanto, em caso de divergências, não terá como regularizá-las aumentando com isso o risco de irregularidades na PCA, restando, somente, a solicitação da composição das divergências e as respectivas notas explicativas.


    B – O ponto de controle 1.3.1.2 trata de uma orientação para avaliação mensal. Caso ela não tenha sido feita até o momento faz sentido executá-la de forma retroativa?

    No caso de divergências no mês de dezembro a UECI deve solicitar a composição e as respectivas notas explicativas. Portanto, NÃO há necessidade de executá-la de forma retroativa. Vale registrar, mais uma vez, que essa não deve ser a melhor forma de conduzir as análises, pois no caso de eventuais divergências, não há tempo hábil para correção.

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    Publicado em 09.03.2021, às 17:26, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 1.3.1.6 - Reconhecimento de depreciação, amortização ou exaustão, e as devidas reavaliações.

    Necessariamente precisa ter saldo na conta 12.390.00.00 - Redução ao Valor Recuperável do Imobilizado e 12.490.00.00 - Redução ao Valor Recuperável de Intangível?

    Nas contas *12.380.00.00 – Depreciação, Exaustão e Amortização Acumuladas e 12.480.00.00 - Amortização Acumulada, sempre existirá saldo?*

    É usual não existir saldo nas contas 12.490.00.00 - Redução ao Valor Recuperável de Intangível e 12.390.00.00 - Redução ao Valor Recuperável do Imobilizado. Pode ser que em algum órgão se tenha realizado a referida atividade contábil, porém, para isso, é preciso verificar as normas de contabilidade e o período que se deva realizar. Fica a seu critério promover tal análise.

    Já as contas 12.380.00.00 – Depreciação, Exaustão e Amortização Acumuladas e 12.480.00.00 - Amortização Acumulada, é usual que tenha saldo. Devendo sempre verificar o motivo de existência do referido saldo, ou seja:

    - depreciação, é o registro da redução do valor dos bens tangíveis, pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. (considera-se bens tangíveis, para efeito da análise, os bens móveis e imóveis)

    - exaustão, é o reconhecimento a redução do valor de investimentos necessários à exploração de recursos naturais esgotáveis, minerais ou florestais.

    - amortização, é o reconhecimento da perda do valor do ativo intangível ao longo do tempo.

    Por fim, no caso de inexistência de saldo em uma das referidas contas, (12.380.00.00 – Depreciação, Exaustão e Amortização Acumuladas e 12.480.00.00 - Amortização Acumulada), verificar se existe saldo na sua correlação (bens móveis, imóveis, recursos naturais e intangíveis), respectivamente.

    Por exemplo: inexistência de saldo na conta de depreciação de bens imóveis, verificar se há saldo na conta de bens imóveis e assim sucessivamente.

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    Publicado em 24.03.2021, às 12:29, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 1.5.2

    Segregação de funções: Avaliar se foi observado o princípio da segregação de funções nas atividades de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações.

    Segregação das funções no sistema (SIGEFES)

    Nas atividades de contabilização/registro da execução orçamentária no SIGEFES, DESEJA-SE que, PELO MENOS, a emissão da Programação de Desembolso (PD), seja feita por pessoa diferente daquela que registrou o empenho e liquidação da despesa no sistema.

    As Unidades Gestoras, que em sua estrutura NÃO possuem segregação de funções no registro da execução orçamentária no sistema, encontra-se em ALTO RISCO DE CONTROLE e demanda das UECI uma MAIOR quantidade de análises da segregação de funções processual, já cabendo recomendações para sanear as inconsistências do Sistema (SIGEFES).


    Segregação das funções processual na aquisição de bens e serviços:

    NENHUM servidor ou seção administrativa deve participar ou controlar todas as fases inerentes a uma despesa. Cada fase deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si (Parecer/Consulta TC-018/2014 - Plenário).

    Mesmos servidores NÃO devem atuar nos processos de contratação, como requisitante, pregoeiro ou membro de comissão de licitação, fiscal de contrato e responsável pelo atesto da prestação de serviço ou recebimento de bens (Acordão nº 5.840/ 2012-TCU-2ª Câmara).

    A pessoa responsável pela solicitação NÃO deve participar da condução do processo licitatório, integrando comissões de licitações ou equipes de apoio nos pregões (Acórdão nº 747/2013-TCU-Plenário).

    Complementando as informações, o entendimento delineado no Acórdão nº 3.031/2008-TCU-1ª Câmara, onde ressalta a impossibilidade de se permitir que um mesmo servidor execute todas as etapas da despesa, isto é, as funções de autorização, aprovação de operações, execução, controle e contabilização.

    Qual elemento dentro de um processo administrativo que envolva DESPESAS PAGAS pode ser utilizado para verificação da atividade de APROVAÇÃO?

    As atividades de aprovação, como o próprio nome já diz, são as aprovações constantes do processo. A que entendemos mais comum é o atesto da despesa, pelo fiscal ou gestor do contrato ou outros servidores designado para tal.


    Está correto utilizar as ordens bancárias para verificação da atividade de EXECUÇÃO?

    Não, a execução envolve toda a fase processual (cada setor que o processo tramita). Com a Ordem Bancária (OB) não consegue nem mesmo verificar a segregação de função no sistema (SIGEFES), tendo em vista que a OB é gerada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), portanto, o responsável pela emissão sempre será um servidor da SEFAZ.


    Qual outro elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de EXECUÇÃO?

    Para verificar a segregação no sistema faça o confronto dos responsáveis pela emissão da Programação de Desembolso com o responsável pela emissão da Nota de Liquidação.


    Está correto utilizar a ferramenta de ateste de notas fiscais para verificação da atividade de CONTROLE?

    Não.


    Qual outro elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de CONTROLE?

    Exemplo de atividades de Controle, são aquelas exercidas pela Unidade Executoras de Controle Interno (UECI). Por isso que membros da UECI não podem ser servidores que atuam em CPL, financeiro, contábil etc.


    Está correto utilizar as notas de liquidação para verificação da atividade de CONTABILIZAÇÃO?

    Sim, mas vale lembrar que a contabilização envolve tudo o que gera registro no SIGEFES. Além disso, a verificação poder feita por outros documentos como a Nota Patrimonial, Nota de Empenho, Guia de Recolhimento. No entanto, para a análise de processo de compras é correto utilizar a nota de liquidação.


    Caso no órgão/entidade seja observado que o mesmo servidor executa ambas as atividades, nesse caso, se estará descumprindo o princípio da segregação de função?

    Se confrontado a programação de desembolso com a Nota de Liquidação, e for realizada pelo mesmo servidor, obviamente estará descumprindo a segregação de função.

    Nesse caso, deve-se avaliar a estrutura organizacional da Unidade Gestora para o registro/contabilização e pagamento da despesa e, nesse caso, recomendar que se tome medidas para minimizar o risco. Deve-se também ampliar a amostra de processos, para verificação da segregação de funções da parte processual.

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    Publicado em 09.03.2021, às 17:04, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 2.2.30

    Despesa – realização de despesas – irregularidades: Avaliar se foram realizadas despesas consideradas não autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimônio público, ilegais e/ou ilegítimas.


    O Relatório UECI 6 se refere a todos os projetos da instituição ou somente aqueles que resultem em um produto que concorre para expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo?

    O Relatório UECI 6 se refere a todos os projetos da instituição.


    Teríamos que fazer uma triagem de quais processos referem-se à expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo ou podemos considerar todos os processos do relatório aptos para entrar numa amostragem?

    Inexistindo saldo na conta 52.212.02.01, de posse do Relatório UECI 6, fazer a triagem dos processos que se referem a projetos que causem a expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo, e que tenham sido iniciados no exercício em análise, para formar a população de onde será retirada a amostra.


    Muitos processos de projetos se repetem a cada ano, pois foram abertos anos atrás, mas ainda há alguma movimentação neles. Ao analisarmos a existência da declaração do ordenador de despesas nos processos, consideramos somente as que foram elaboradas e inseridas no processo no exercício em análise ou devemos ver se nos processos antigos consta a declaração, mesmo que não seja do ano em análise?

    A análise deve ser realizada em processos que se referem a projetos que causem a expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo, e que tenham sido iniciados no exercício em análise.


    É necessário conter num processo que se utiliza a Ata de Registro de Preços a declaração do ordenador da despesa de que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO?

    A declaração do ordenador de que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO não está relacionada à modalidade de aquisição, mas sim à criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa, Art. 16, da Lei Complementar 101/2000.


    Existe algum caso que a declaração é dispensável?

    Em se tratando de despesa que resulte na criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa, não. Conforme disposto no arts. 15 e 16 da Lei Complementar 101/2000.

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    Publicado em 09.03.2021, às 13:54, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Ponto de Controle 2.4.1

    A – As transferências voluntárias realizadas nos repasses destinados às ações de saúde se submetem ao Ponto de Controle 2.4.1 ou deve ser aplicada a excludente do § 3º, artigo 25 da LRF?

    Sim, as ações de saúde, bem como educação e ação social, se submetem à análise do ponto de controle 2.4.1, até que os normativos estaduais que regem o tema, sejam alinhados com a LRF.

    B – Caso submetido ao Ponto de Controle 2.4.1, mesmo nas ações de saúde, o que fazer se o CRCC estiver válido e alguma certidão relacionada estiver vencida?

    As normas que regem o tema exigem que, para celebração do convênio e transferência dos recursos, o Certificado de Registro Cadastral de Convênios (CRCC) esteja válido e atualizado.

    O Sistema não permite o "Envio para Aprovação" se houver pelo menos uma Declaração ou Certidão Vencida. Será necessário fazer a check list, verificar a declaração ou certidão que está vencida e inserir o documento atualizado no sistema.

    Outras dúvidas sobre CRCC podem ser dirimidas acessando o link: https://convenios.es.gov.br/crcc

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    Publicado em 11.02.2021, às 19:31, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Dúvida sobre o ponto de controle 2.6.6 do Reluci “Dispensa e inexigibilidade de licitação”

    Avaliar se as contratações por dispensa ou inexigibilidade de licitação observaram as disposições contidas nos artigos 24 a 26 da Lei de Licitações.”

    Item c: Selecionar alguns processos por amostragem e verificar se consta do processo parecer justificando o enquadramento na respectiva modalidade de licitação (dispensa ou inexigibilidade) emitido por servidor responsável.

    O que é o parecer mencionado no item c do PC 2.6.6?

    O termo parecer utilizado no item c do ponto de controle 2.6.6, não deve ser confundido com o parecer emitido pelo órgão jurídico ou a PGE.

    Trata-se, na verdade, de manifestação do setor responsável apontando o enquadramento legal e dizendo se se trata de dispensa ou de inexigibilidade de licitação.


    Quem é o responsável pelo parecer mencionado no item c do PC 2.6.6?

    O servidor responsável para realizar tal tarefa é aquele designado pelo gestor máximo da entidade ou, caso não exista essa designação formal, o próprio setor requisitante das aquisições de bens e serviço, entendimento que se extrai da Norma de Procedimento SCL Nº 004, expedida pela SEGER. (https://bit.ly/347e55W)

    No item 7 da referida norma de procedimento são passadas informações adicionais que demonstram a necessidade de adaptação da referida norma às características de funcionamento de cada órgão ou entidade do Poder Executivo. E isso fica bem claro após a leitura dos itens 7.2, 7.4 e 7.6.

    Portanto, caso não seja possível que o próprio setor requisitante apresente as justificativas para enquadramento da modalidade de licitação adotada, é salutar que o gestor máximo do órgão designe servidor ou um setor específico para tal atividade, emitindo, dessa forma, norma de procedimento específica, conforme previsto na Norma de Procedimento SCI Nº 001, item 4.4, expedida pela SECONT. (https://bit.ly/3jb1fcV)

    E o parecer jurídico da PGE, é dispensável?

    Como já vimos, o parecer mencionado no item c do ponto de controle 2.6.6 do Reluci não é o parecer jurídico expedido por órgão jurídico ou PGE.

    Porém, como a pergunta formulada também menciona essa obrigatoriedade ou não do parecer jurídico, informamos que a Resolução CPGE 243/2011 (https://bit.ly/3q59rPB) tornou dispensável a manifestação daquela Procuradoria em determinadas situações, entre elas, salvo relevante indagação de natureza jurídica, os casos de procedimentos de dispensa de licitação em razão do valor de que trata o art. 24, incisos I e II da Lei 8.666/93.

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    Publicado em 09.02.2021, às 15:54, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

  • Sistema e-Docs - Carimbo de Ateste em Notas Fiscais / Faturas

    Se houver despacho do Fiscal do Contrato relatando que a execução do serviço/compra está de acordo com o contratado, ainda assim há obrigatoriedade do carimbo do ateste nas notas ficais/faturas?

    Informamos que a Gerência de Gestão de Contratos e Convênios – SEGER editou, em 15/01/2021, o Informativo n.º 001/2021 com instruções de como proceder com o atesto utilizando o sistema e-Docs.

    Segue o link do informativo:

    Informativo_GECOV_001_2021_Processo_Eletronico_Nota_Fiscal_Ateste.pdf

    Sugerimos que seja feito contato com a SEGER, na Gerência de Gestão de Contratos e Convênios – SEGER, para dirimir outras dúvidas relacionadas ao procedimento de atesto.

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    Publicado em 15.03.2021, às 18:15, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)

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