Segregação de funções: Avaliar se foi observado o princípio da segregação de funções nas atividades de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações.

Informações Preliminares

Segregação das funções no sistema (SIGEFES)

Nas atividades de contabilização/registro da execução orçamentária no SIGEFES, DESEJA-SE que, PELO MENOS, a emissão da Programação de Desembolso (PD), seja feita por pessoa diferente daquela que registrou o empenho e liquidação da despesa no sistema.

As Unidades Gestoras, que em sua estrutura NÃO possuem segregação de funções no registro da execução orçamentária no sistema, encontra-se em ALTO RISCO DE CONTROLE e demanda das UECI uma MAIOR quantidade de análises da segregação de funções processual, já cabendo recomendações para sanear as inconsistências do Sistema (SIGEFES).

Segregação das funções processual na aquisição de bens e serviços:

NENHUM servidor ou seção administrativa deve participar ou controlar todas as fases inerentes a uma despesa. Cada fase deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si (Parecer/Consulta TC-018/2014 - Plenário).

Mesmos servidores NÃO devem atuar nos processos de contratação, como requisitante, pregoeiro ou membro de comissão de licitação, fiscal de contrato e responsável pelo atesto da prestação de serviço ou recebimento de bens (Acordão nº 5.840/ 2012-TCU-2ª Câmara).

A pessoa responsável pela solicitação NÃO deve participar da condução do processo licitatório, integrando comissões de licitações ou equipes de apoio nos pregões (Acórdão nº 747/2013-TCU-Plenário).

Complementando as informações, o entendimento delineado no Acórdão nº 3.031/2008-TCU-1ª Câmara, onde ressalta a impossibilidade de se permitir que um mesmo servidor execute todas as etapas da despesa, isto é, as funções de autorização, aprovação de operações, execução, controle e contabilização.

Dúvida 01

Qual elemento dentro de um processo administrativo que envolva DESPESAS PAGAS pode ser utilizado para verificação da atividade de APROVAÇÃO?

As atividades de aprovação, como o próprio nome já diz, são as aprovações constantes do processo. A que entendemos mais comum é o atesto da despesa, pelo fiscal ou gestor do contrato ou outros servidores designado para tal.

Dúvida 02

Está correto utilizar as ordens bancárias para verificação da atividade de EXECUÇÃO?

Não, a execução envolve toda a fase processual (cada setor que o processo tramita). Com a Ordem Bancária (OB) não consegue nem mesmo verificar a segregação de função no sistema (SIGEFES), tendo em vista que a OB é gerada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), portanto, o responsável pela emissão sempre será um servidor da SEFAZ.

Dúvida 03

Qual outro elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de EXECUÇÃO?

Para verificar a segregação no sistema faça o confronto dos responsáveis pela emissão da Programação de Desembolso com o responsável pela emissão da Nota de Liquidação.

Dúvida 04

Está correto utilizar a ferramenta de ateste de notas fiscais para verificação da atividade de CONTROLE?

Não.

Dúvida 05

Qual outro elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de CONTROLE?

Exemplo de atividades de Controle, são aquelas exercidas pela Unidade Executoras de Controle Interno (UECI). Por isso que membros da UECI não podem ser servidores que atuam em CPL, financeiro, contábil etc.

Dúvida 06

Está correto utilizar as notas de liquidação para verificação da atividade de CONTABILIZAÇÃO?

Sim, mas vale lembrar que a contabilização envolve tudo o que gera registro no SIGEFES. Além disso, a verificação poder feita por outros documentos como a Nota Patrimonial, Nota de Empenho, Guia de Recolhimento. No entanto, para a análise de processo de compras é correto utilizar a nota de liquidação.

Dúvida 07

Caso no órgão/entidade seja observado que o mesmo servidor executa ambas as atividades, nesse caso, se estará descumprindo o princípio da segregação de função?

Se confrontado a programação de desembolso com a Nota de Liquidação, e for realizada pelo mesmo servidor, obviamente estará descumprindo a segregação de função.

Nesse caso, deve-se avaliar a estrutura organizacional da Unidade Gestora para o registro/contabilização e pagamento da despesa e, nesse caso, recomendar que se tome medidas para minimizar o risco. Deve-se também ampliar a amostra de processos, para verificação da segregação de funções da parte processual.

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Informações sobre esta publicação:

Publicado em 09.03.2021 às 17:04
Responsável: Rafael Leitão Oliozi

Última edição: 05.02.2023 às 12:08
Responsável: Rafael Leitão Oliozi

Publicado, também, em 09.03.2021, às 17:04, no Grupo Unidades de Controle - ES (link: https://chat.whatsapp.com/L4aM0bNjF4KIzXBBpeFCFp)